Se você é um profissional PJ no Brasil e presta serviços para empresas nos Estados Unidos, certamente já se deparou com o formulário W-8BEN-E. Este documento é essencial para formalizar sua relação comercial e garantir a tributação correta dos seus pagamentos.
Neste artigo, vamos desmistificar o W-8BEN-E, explicando para que serve, quem precisa preenchê-lo e qual a sua real importância.
O que é o formulário W-8BEN-E?
Oficialmente chamado de Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities), o W-8BEN-E é um documento da IRS (a Receita Federal dos EUA).
Seu principal objetivo é um só: permitir que empresas e entidades estrangeiras (não americanas) comprovem seu status de não residente fiscal nos EUA.
Ao preencher e entregar este formulário ao seu cliente americano, sua empresa (seu CNPJ) está atestando que não é uma entidade norte-americana e, portanto, não está sujeita às mesmas regras de declaração de impostos que uma empresa local.
Qual a diferença entre W-8BEN-E e W-8BEN?
Essa é a dúvida mais comum e a distinção é muito simples:
W-8BEN-E: É exclusivo para Entidades (Pessoas Jurídicas). Se você recebe pagamentos através do seu CNPJ, este é o formulário correto para você.
W-8BEN: É exclusivo para Indivíduos (Pessoas Físicas). Se você recebe pagamentos do exterior como pessoa física, diretamente no seu CPF, deverá usar este outro formulário.
O artigo irá focar no W-8BEN-E, que é o modelo para empresas e PJs.
Como o formulário funciona e qual a sua validade?
O processo é simples. A empresa americana que contrata seus serviços (o "agente pagador") solicitará que você preencha, assine e envie o W-8BEN-E para eles. Este documento fica com a empresa contratante, não sendo necessário enviá-lo diretamente à IRS.
Atenção: Você não precisa enviar um novo formulário a cada pagamento. O W-8BEN-E tem uma validade específica: ele é válido a partir da data de sua assinatura até o dia 31 de dezembro do terceiro ano subsequente.
Exemplo: Um formulário assinado em 15 de maio de 2025 é válido até 31 de dezembro de 2028. Você só precisará renová-lo após essa data ou se alguma informação da sua empresa (como razão social ou endereço) mudar.
Como fica a retenção de imposto (IRRF) com o W-8BEN-E?
Este é o ponto mais importante. A legislação americana prevê uma retenção padrão de 30% na fonte (withholding tax) sobre certos tipos de pagamentos enviados a estrangeiros, como royalties, juros e dividendos.
No entanto, para a maioria dos PJs brasileiros que prestam serviços (como desenvolvimento de software, design, consultoria, etc.) a partir do Brasil, a notícia é boa. Ao preencher o W-8BEN-E corretamente, você certifica que o serviço é realizado fora do território americano.
Esse tipo de renda é geralmente considerado de "fonte estrangeira" e, portanto, não está sujeito à retenção de 30%.O formulário é a ferramenta que formaliza essa condição e justifica por que seu cliente não deve reter o imposto sobre seus pagamentos de serviço.
E o tratado fiscal? O Brasil não possui um tratado de imposto de renda com os Estados Unidos que permita reduzir essa alíquota de 30% para outros tipos de renda. Felizmente, para prestação de serviços remotos, essa questão geralmente não se aplica.
EIN, ITIN e SSN: Preciso de algum deles?
Essas siglas se referem aos números de identificação fiscal dos EUA.
EIN (Employer Identification Number): É o "CNPJ" americano. Para uma entidade (PJ) preenchendo o W-8BEN-E, este é o número relevante. Embora nem sempre seja obrigatório para receber por serviços, ter um EIN pode ser necessário em algumas situações e deve ser informado no campo correspondente do formulário, caso sua empresa o possua.
Importante: ter um EIN não dispensa o preenchimento do W-8BEN-E.
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): É um número para pessoas físicas estrangeiras que precisam declarar impostos nos EUA. Não se aplica ao formulário W-8BEN-E.
SSN (Social Security Number): É o equivalente ao CPF para cidadãos e residentes dos EUA. Não se aplica a PJs brasileiros.
Qual a diferença entre os formulários W-8 e W-9?
De forma simples:
Série W-8 (como o W-8BEN-E): Para estrangeiros (pessoas e empresas não americanas) certificarem seu status.
Formulário W-9: Para americanos (cidadãos, residentes ou entidades dos EUA) fornecerem seu número de identificação fiscal ao pagador.
Onde encontrar o formulário W-8BEN-E para preencher?
O modelo oficial e suas instruções estão sempre disponíveis no site da IRS. Contudo, é muito comum que a própria empresa contratante ou a plataforma de pagamento internacional já forneça um link para o preenchimento digital do formulário.
A boa notícia é que clientes da Adaflow já contam com o form W-8BEN-E incluso em qualquer um de nossos planos. Com foco em oferecer uma solução completa para profissionais que prestam serviços para o exterior, a Adaflow incluiu em seus serviços o form W-8BEN-E e a Invoice, seja na assinatura do plano Ada ou Ruby.
Conclusão
Como você pode ver, o W-8BEN-E é um documento fundamental na sua relação com clientes dos EUA. Preenchê-lo corretamente garante que seus pagamentos cheguem sem retenções indevidas e formaliza sua condição de prestador de serviço internacional.
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