Receber pagamentos de clientes no exterior é uma ótima oportunidade, mas pode gerar algumas dúvidas sobre como declarar os valores, emitir notas fiscais e transferir o dinheiro para sua conta pessoal.
A boa notícia é que o processo é mais simples do que parece! Neste guia, vamos te explicar o passo a passo para manter sua contabilidade em dia e aproveitar a flexibilidade de manter parte dos seus ganhos em moeda estrangeira.
O que você vai aprender:
Como emitir a Nota Fiscal (NF) para recebimentos em moeda estrangeira.
A diferença entre invoice e Nota Fiscal.
Como e quando transferir os valores da sua conta PJ para a sua conta PF.
Impostos você precisa pagar.
Como manter parte do seu pagamento em dólar (ou outra moeda) de forma legal.
1. Emissão da Nota Fiscal (NF)
Quando emitir a Nota Fiscal?
A regra fiscal é clara: a Nota Fiscal deve ser emitida na data de conclusão do serviço, pois é neste momento que o imposto se torna devido.
Como se organizar para não esquecer?
Na correria do dia a dia, a melhor forma de garantir que nenhuma nota fique para trás é usar o recebimento do pagamento como um alerta.
Pense nele como um gatilho de controle: assim que o valor cair na sua conta internacional (Nomad, Wise, etc.), você já sabe que é o momento de acessar o app Adaflow e emitir a NF referente àquele serviço. Este método simples garante que você cumpra a obrigação fiscal de forma organizada e pontual.
E a invoice?
A invoice é um documento que você emite para solicitar o pagamento em moeda estrangeira. Ou seja:
Invoice: documento enviado ao cliente estrangeiro para solicitar o seu pagamento.
Nota Fiscal: documento fiscal obrigatório no Brasil para comprovar a prestação do serviço e pagar impostos.
Para gerar sua invoice de forma simples, use nosso gerador gratuito: https://invoice.adaflow.com.
2. Pagamento de Impostos
Com a Nota Fiscal emitida, os impostos serão gerados no mês seguinte. Você será notificado por e-mail quando os impostos estiverem disponíveis para pagamento no app da Ada, na aba "Impostos". Lembrando que o pagamento deve ser feito sempre pela sua conta PJ.
3. Transferindo o dinheiro da conta PJ para a PF (Pró-labore e Lucros)
Após emitir a NF, já é possível transferir os valores para sua conta pessoal (PF). O processo é dividido em duas etapas para manter sua contabilidade organizada:
Primeira Transferência (Pró-labore): Este é o seu "salário" como sócio. O valor exato a ser transferido como pró-labore é informado por nós. Você receberá o recibo por e-mail junto com as guias de impostos do mês.
Segunda Transferência (Distribuição de Lucros): Todo o valor restante na conta pode ser transferido para sua conta PF como distribuição de lucros, que é isenta de Imposto de Renda.
E se o faturamento do mês for baixo? Caso o valor recebido no mês não seja suficiente para cobrir o pró-labore e os impostos, a retirada do pró-labore não será necessária. Se tiver dúvidas, nosso time pode te ajudar a calcular e entender os valores.
Posso manter parte do meu pagamento em dólar no exterior?
Sim, você pode! Não é obrigatório transferir todo o valor recebido para o Brasil. No entanto, existem alguns pontos de atenção:
Emissão da Nota Fiscal: Mesmo que você deixe o dinheiro no exterior, a Nota Fiscal deve ser emitida pelo valor total que você recebeu na sua conta internacional.
Transferência para o Brasil: Você precisará transferir para sua conta PJ no Brasil o valor suficiente para:
Pagar os impostos
Realizar a retirada do seu pró-labore.
Atenção para o regime tributário Lucro Presumido:
A emissão segue o mesmo critério, mas se você decidir esperar para trazer o valor e o câmbio se valorizar, haverá imposto sobre o ganho cambial.
Exemplo prático:
Recebeu US$ 10.000. Cotação do dia útil anterior: R$ 5,00 → NF inicial de R$ 50.000.
Trouxe o valor quando o dólar estava R$ 5,10 → Recebeu R$ 51.000.
Diferença: R$ 1.000 → Emitir NF adicional para o ganho cambial.
Lembre-se: esse contexto é apenas para Lucro Presumido, empresas no Simples Nacional não tem tributação sobre valorização cambial.
Envio dos Extratos Bancários
Para mantermos sua contabilidade sempre em dia, é fundamental que você envie mensalmente os extratos da sua conta PJ no Brasil e também da sua conta internacional.
Você pode fazer o upload de forma simples pelo nosso app na aba "Extrato Bancário": https://app.adaflow.com. Clique aqui para ver um tutorial sobre o envio de extratos.